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在當今世界，電子郵件成為最受歡迎、最有效的溝通媒介，而發送和接收電子郵件已經變得就像吸氣和呼氣一樣。儘管電子郵件通訊有其自身的好處，但對於每天收到的電子郵件中的個人來說，其中大多數都不值得關注。

一項研究表明，一個人的電子郵件收件匣僅包含 的重要且相關的電子郵件。 這意味著 的電子郵件並不重要，並且是透過大量電子郵件接收的。 而這個比例的比例是幾年前研究的：的比例。

就組織而言，麥肯錫全球研究院的研究表明，一般人每周有 的工作時間用於閱讀或回覆電子郵件。

但好消息是電子郵件過載很容易管理，事實上，一些組織正在精心工作以減少內部電子郵件的使用。作為證據，一家總部位於歐洲的跨國科技公司已嘗試減少電子郵件數量，並將組織內的電子郵件目標幾乎為零。相較之下，他們使用 、 等內部社交網路平台，這些平台耗時相對較少。


有很多方法可以管理不 挪威電話號碼數據 良的電子郵件流。我列出了管理電子郵件過載的 種最重要的方法：



規劃具體的電子郵件使用時間

一天中指定特定的時間查看電子郵件，而不是讓它佔用或中斷您的工作時間。

到達工作地點後檢查電子郵件，並在指定的時間段查看它們，並避免在關鍵時間檢查它們，因為如果事情緊急，人們無論如何都會打電話給您。

您還可以使用根據電子郵件的重要性確定電子郵件優先順序的工具，並在您安排的時間將其發送給您。

使用電子郵件替代方案
除了電子郵件之外，一個更簡單的選擇是社交網絡，這絕對會讓您擺脫大量促銷電子郵件的困擾，並節省大量的生產時間。

有許多工具，例如 或 ，可以讓團隊更輕鬆地進行溝通，而不會阻塞收件匣並佔用更多時間。

建立簡短清晰的電子郵件
毫無疑問，清楚地撰寫電子郵件並確保每封電子郵件都經過明確定義的清單將減少溝通事故的可能性。

準備一份適合您使用情況的快速清單，並瀏覽其中的內容以產生一封簡短的電子郵件，並確保在發送電子郵件之前執行此操作。

以下是針對您的清單的一些範例問題：

需要什麼資訊？
寄件者要求的所有資訊是否均已回覆？
此人需要回答什麼？
該電子郵件是否符合兩個電子郵件標準中的任何一個，例如時區通訊或回答明確定義的問題？
該訊息可以透過電子郵件發送還是透過其他方式（即視訊或語音通話）傳達？
充分利用主題行
每個人打開電子郵件時首先註意到的就是主題行。透過閱讀主題行，大多數人會分開並挑選需要他們關注和審查的電子郵件。

當收件匣超載時，電子郵件中的主旨行將極大地幫助人們對超載清單中的重要電子郵件進行分類和識別。如果您想從忙碌的人那裡得到快速回复，您應該提供一個完美的主題行，簡潔地表達所需的資訊。

避免使用“全部回覆”

包含更一般內容回覆或僅包含確認的電子郵件只能發送給預期的人，而不是長電子郵件線程中的每個人。選擇「回覆全部」旨在在適當且適當的條件下使用，但誤用會向所有其他人發送不必要的電子郵件。此外，它還會引發許多不需要回覆的人的不必要的回應。